ダイヤモンド社のハーバードビジネスレビューオンラインに「メールに費やす時間を大幅に削減する５つの方法」という記事が掲載されていました。この内容がなかなか面白かったので紹介します。
マッキンゼーの分析によると、平均的な知的職業人は１日の終業時間のうち２８％をメールを読んで返信することに費やしているというところから始まります。確かに会社にいる時間のうち、会議をしている時間、自分で考えながら資料などを作っている時間に続き、メールの処理にかけている時間が長いように思います。
メールチェックの回数
解決策の一つ目は、メールの受信箱をチェックする間隔を例えば１時間に１回とするという方法です。メールを出したことに対して、すぐに返信を貰うことは普通は期待していないので、受信箱のチェックは１時間に１回でも多すぎるかもしれません。
マイクロソフトのOUTLOOKをメーラーとして使っていますが、このソフトにはとても便利な機能が多々揃っています。そのうちの一つが新着メールがあると右下の通知ボックスからバルーンで新着メールの存在を知らせてくれる機能です。
実はこの新着メールの通知が生産性を落とす原因になっていると思います。私自身はオプションでこの通知をオフにしてしまいました。例えば、何か一生懸命に文書を作っているときに、このバルーンが表示されると、気になってバルーンをクリックして新着メールをチェックしてしまいます。
メール処理が終わったあとに、また文書の作成に戻るのですが、なかなか先ほどの中断点のときと同じ状況には戻らず、再開に時間がかかってしまいます。
受信箱をきれいにしておく
受信箱に処理済みのメールも未処理のメールも色々なものが混ざっていると、未処理のものがどれだったのか判らなくってしまいます。また、未処理のものにフラグを付けておいたとしても、メールであふれかえった受信箱から目的のメールを見つけるのは効率が悪くなってしまいます。そこで、自分の処理が終わったメールはフォルダにアーカイブしてしまい、受信箱には未処理のメールのみを残しておくようにしています。
完全に処理が終わるまでに数日かかるものもあるので、受信箱の一覧が一画面以内に収まるくらいを目標にメールの処理をするようにしています。
その他の対策
他には、メール整理にフォルダを使わずに検索機能を使う、マウスを使って多くのフォルダにメールをアーカイブしない、無関係メールや重要度の低いメールは個別処理をしないといった解決策が紹介されていました。
私自身はフォルダに分けておく派なので、これはこのまま続けようと思っています。
ビジネスとメール
メールという手段が一般的にビジネスの場でも使われるようになったのは、1990年前後からでしょうか。すでに、30年の歴史を持つことになります。
実際の手紙のやりとりのような使い方をするのであれば、メールというシステムはよく合っていると思うのですが、ビジネスの現場で使いこなすにはメールは既に時代遅れのように思います。プライベートな面ではSNSやLINEなどがメールに変わって活用されていますが、ビジネスの現場ではなかなかデファクトスタンダードになるようなソリューションが現れないのは、少し不思議に感じています。
セキュリティの面でも安心して使えるようなデファクトスタンダードなソリューションができることを期待しています。
コメント